สิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการเปิดร้านขายยา นั้นก็คือบัญชีรายงานการซื้อ/ขายยา หรือรายงาน ข.ย. ต่าง ๆ ได้แก่
- บัญชีการซื้อยา หรือ รายงาน ข.ย.9
- บัญชีการขายยาควบคุมพิเศษ หรือ รายงาน ข.ย.10
- บัญชีการขายยาอันตราย หรือ รายงาน ข.ย.11
และระบบจัดการบริหารร้านขายยาทีฟาร์ม ได้ออกแบบมาให้เก็บข้อมูลเหล่านี้ในรูปแบบอัตโนมัติ เช่น หากมีการซื้อยา หรือสินค้าผ่านใบรับสินค้าของระบบ และได้นำเข้าคลังสินค้า ระบบจะดำนเนินการบันทึกข้อมูลสินค้าลงในรายงาน ข.ย.9 ของแต่ละเดือนที่นำเข้า
ก่อนที่จะเริ่มบันทึกข้อมูล ในขั้นตอนแรกร้านค้าต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าสินค้าของร้านค้านั้นได้ถูกตั้งค่าให้บันทึกข้อมูลลงรายงาน ข.ย. ไว้เรียบร้อยแล้ว ในกรณีที่ยังไม่ได้ตั้งค่า ร้านค้าสามารถตั้งค่าได้ที่(1)แถบสต็อกสินค้าในเมนูด้านซ้าย แล้ว(2)เลือกสินค้าจากรายการที่ต้องการตั้งค่ารายงาน ข.ย. และกดปุ่ม (3)“แก้ไขข้อมูล”
เลื่อนหน้าจอเพื่อค้นหาแบบฟอร์ม “การขึ้นทะเบียนบัญชี” และจะเห็นรายงานของ ข.ย. ให้เลือกต่าง ๆ ที่ระบบรองรับ หลังจากเลือกรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ร้านค้าต้องกดปุ่ม “ยืนยัน” ด้านล่างเพื่อบันทึกข้อมูลของสินค้าเสมอ และนี่เป็นอันเสร็จสิ้นการตั้งค่ารายงาน หรือบัญชี ข.ย. ต่าง ๆ เรียบร้อย
ในส่วนต่อไป จะเป็นการอธิบายการทำงานของระบบ หรือขั้นตอนการสร้างรายงาน ข.ย. ทั้ง 3 โดยเริ่มจากรายงาน ข.ย.9 เป็นลำดับแรก ซึ่งรายงานนี้จะเป็นรายงานการซื้อยาของร้านค้า โดยขั้นตอนการสร้างรายงาน ข.ย.9 จะเริ่มสร้างอัตโนมัติ หลังจากที่เรากดรับสินค้าเข้าคลังสินค้าจากใบรับสินค้า Goods Receipts เท่านั้น
และวิธีการซื้อสินค้าหรือยาเพื่อเข้าสต็อกของร้านนั้น สามารถทำได้โดยการเพิ่มใบสั่งซื้อสินค้า Purchase Order (สามารถดูวิธีการเพิ่มใบสั่งซื้อสินค้าได้ที่ลิงก์นี้) และหลังจากเพิ่มใบสั่งซื้อสินค้าเรียบร้อยแล้ว ร้านค้าจะสามารถสร้างใบรับสินค้า Goods Receipts ต่อจากใบสั่งซื้อสินค้าได้ทันที (สามารถดูวิธีการเพิ่มใบรับสินค้าได้ที่ลิงก์นี้)
ในส่วนของรายงาน หรือบัญชี ข.ย.10 และ 11 จะเป็นการขายยา หรือจำหน่ายยา ผ่านระบบหน้าร้าน หรือ POS / Point Of Sale จากตัวระบบทีฟาร์มของเราเอง และเมื่อมีการขายยาออกจากระบบ ระบบจะเด้งแจ้งเตือนให้ผู้ขาย ดำเนินการบันทึกข้อมูลลูกค้า (สามารถดูวิธีการเพิ่มลูกค้าใหม่ได้ที่ลิงก์นี้) เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการขายยาควบคุมพิเศษตาม ข.ย.10 และยาอันตรายตามบัญชี ข.ย.11
หลังจากที่ลูกค้าดำเนินการซื้อ และร้านค้าขายยาเสร็จเรียบร้อยแล้ว ร้านค้าสามารถเรียกดูรายงาน ข.ย. 10 และ 11 ได้ที่(1)เมนูฐานข้อมูลที่อยู่แถบด้านซ้าย ซึ่งระบบจะสร้างรายงานโดยแยกเป็นเดือนต่อเดือนที่มีการจำหน่ายสินค้าออกจากระบบ จากนั้น(2)เลือก ข.ย.๑๐ หรือ ๑๑ ได้ตามที่ต้องการ
